日本の企業は金融商品取引法（令和元年6月14日公布）において、内部統制体制の構築が求められています。金融商品取引法では、以下の４つを内部統制の目的として定めています。 1. 賃金台帳...3年 8. これまで人が行っていた業務を自動化することで作業工数を大きく削減。 企業は内部の人物によって損害を被るリスクにさらされています。そのため、社内で内部統制を図りたい人は多いでしょう。そこで重要な鍵を握っているのが文書管理です。, この記事では内部統制における文書管理の重要性から、内部統制を実現するためのポイント、方法まで解説します。自社の管理体制を見直す参考にしてください。, 日本の企業は金融商品取引法（令和元年6月14日公布）において、内部統制体制の構築が求められています。金融商品取引法では、以下の４つを内部統制の目的として定めています。, 金融商品取引法で定められる目的のうち、関連法規の遵守において文書管理は重要な役割を果たします。, 企業やその構成員が法律に反した行動をとると、社会から厳しい批判を受け、企業の存続が危ぶまれる事態に陥ります。逆に、適切に法令を遵守していれば社会的信頼を獲得でき、企業の経営や業績に良い影響を与えるでしょう。, 企業が法律を遵守していることを示すには、そのための文書が必要です。説明責任を果たさなければ、たとえ法律を遵守していても疑惑の目を向けられることになります。, つまり、文書管理は企業が法律を遵守し、そのことを社会に向けて発信するために欠かせないことといえます。, 内部統制の目的の１つは資産の保全です。この目的を果たすうえでも文書管理は重要な役割を担います。, 資産とは、商品や設備のような有形のものに限りません。知的財産や顧客情報など、無形の資産も存在します。そして、後者における資産保全のためには適切な文書管理が欠かせません。, 外部からの盗難や改ざんはもちろん、内部犯行による流出なども防がなければならない脅威です。特に、現在は多くの無形資産が電子データとして管理されています。紙の書類とは異なる管理体制を築かなければ、簡単にデータが流出するおそれがあります。, また、資産保全とは、自社が抱える資産を守ることだけを指すのではありません。不正な手段で情報を取得しないことや、個人情報などを適切に処分することも求められます。, これらの点も踏まえて文書管理体制を構築し、自社の資産の健全性を保たなければなりません。, 金融商品取引法では、内部統制の目的を達成するための基本要素として以下の６つが定められています。これらを満たすことで適切な内部統制が実現するとされています。, 保存方法や期間、範囲は企業が法令などを基にしてそれぞれ判断する必要があります。金融商品取引法上では有価証券報告書と添付書類の縦覧期間が５年のため、それと同程度の期間保存することが望まれます。, これまで解説してきたように、内部統制においては適切な文書管理が不可欠です。では、どのような文書管理をすれば適切だといえるのでしょうか。, 昨今のビジネスでは日々大量の書類が作られています。それらをすべて、適時把握可能な状態で保存するのは至難の業といえるでしょう。, そこで有効なのが文書管理システムです。これは文書を電子化し、効率的な保存・検索・編集などを可能にするITツールです。, それらの機能によって実現するのは、資産の保存だけではありません。ユーザーごとのアクセス権限設定などにより、法令の遵守も実現します。書類が多すぎて人力での管理が困難だと感じている企業は、文書管理システムによって大きなメリットを得られるでしょう。, 内部統制を実現するには文書管理体制を見直す必要があります。特に、内部統制の目的のうち「関連法規の遵守」「資産の保全」においては文書管理が重要な役割を果たします。, また、文書管理システムの導入により管理が効率化します。以上を踏まえて、適切な文書管理を行いましょう。, IT製品・サービスの比較・資料請求が無料でできる、ITトレンド。「内部統制において文書管理が重要？要件を満たすために何をすべき？」というテーマについて解説しています。文書管理の製品導入を検討をしている企業様は、ぜひ参考にしてください。. 社会保険、厚生年金保険、雇用保険に関する書類...2年 2. ■財務報告の信頼性 3. 家内労働に関する帳簿...3年 3. 基本情報から選ぶ時のポイント、ITトレンドおすすめの製品情報をまとめてご紹介します。, 文書管理・文書運用の悩みを解決します。 優れた全文検索エンジンを搭載したWebベースの文書管理・共有システム。ファイルサーバーで文書管理ができます。, セキュリティやバージョン管理、受領確認などの問題を解決することで企業間・部門間のコミュニケーションロスを減らし、生産性向上に貢献する情報共有プラットフォームです。, SPAは「書類をデータ化　同時に整理」。 Copyright (C) 2020 IT Trend All Rights Reserved. ■関連法規の遵守 4. 労働保険、労災保険に関する書類...3年 6. 証憑書類とは「取引の証拠となる書類(書面)」のことです。例えば、現金を受けとると発行する「領収書」や取引があると交わす「契約書」が該当します。ほかにも「納品書」や「見積書」なども該当します。 証憑書類を発行するのは、契約や取引などが口約束ではなく、正式にお互いの同意を確認するためで、その証憑書類をもとに会計伝票を作成します。 経理が日常行う仕訳の内容は証憑書類の取引内容によって判断しますので、仕訳のもとになったものすべてと考えるとイメージしやすいです。また、税法 … 「実施基準」2330では、内部監査人が監査業務の基礎となる適切な情報を記録することを義務付けている。監査調書は、入手した情報や、実施した分析を記録し監査報告書及び改善提案を裏付けるものである。監査調書は、内部監査部門内のコミュニケーション手段でもある。監査調書は、読みやすく、容易にレビューできる形式でなければならない。すなわち、作成者以外の者が監査調書を読んだ際に、どのような監査業務が実施されたのか明らかでなければならない。したがって、監査調書は内部監査部門で統一した形式で記載されていることが望ましい。, 監査調書には当座監査調書類と永久監査調書がある。当座監査調書ファイルには、当期の監査のみに関係する、試算表、総括表等の裏付け資料を含む。永久監査調書ファイルには、会社の定款、付属定款、融資契約書等が含まれる。また、実施した監査業務の記録をまとめる監査手続きファイルも作成される。監査手続きファイルには、たとえば財務監査においては、詳細な計算表等が含まれ、業務監査においてはインタビュー、メモ等が含まれる。, 内部監査人は、内部監査（アシュアランスおよびコンサルティング）の個々の業務の結果および結論を裏付ける、十分な、信頼できる、関連する、かつ有用な情報を文書化しなければならない。, 内部監査人は監査調書を作成する。監査調書には、入手した情報、実施した分析、及び結論や内部監査（アシュアランス及びコンサルティング）の個々の業務の結果の裏付けを記録する。内部監査部門の経営管理者は、作成された監査調書をレビューする。, 監査調書の構成、様式及び内容は、個々の業務の内容・目標・組織体の要求事項によって決まる。監査調書は、計画から結果の伝達まで、個々の業務のプロセスのすべての側面を文書化しなければならない。内部監査部門は監査調書の文書化と保存に使用する媒体を決定する。, 内部監査部門長は、実施されるさまざまな種類の、個々の業務に対する監査調書の方針を制定する。標準化された監査調書、例えば、質問書及び監査プログラムなどは、個々の業務を効率化し、個々の業務の作業を容易にするかもしれない。監査調書は、当座監査調書と永久監査調書を分類してファイルする。, 監査調書は完全で、監査業務で達した結論を裏付けるものであるべきである。監査調書は、とりわけ、以下のものを含む。, 監査調書や監査業務記録の所有権は組織体にあり、内部監査部門の管理下で保管する。監査調書の閲覧においては、内部監査部門長の承認が必要である。, 内部監査部門長は、個々のアシュアランス業務に関する記録へのアクセスを管理しなければならない。内部監査部門長は、当該記録を外部者に開示する前に、必要に応じて、最高経営者および法律顧問、またはそのいずれかの承認を得なければならない。, 内部監査部門長は、記録を保存する媒体を問わず、個々のアシュアランス業務に関する記録の保存要件を設定しなければならない。この保存要件は、組織体のガイドラインおよびあらゆる関連規制等の要件と整合したものでなければならない。, 個々のアシュアランス業務の記録には、保存媒体の如何に関わらず、報告書、裏付書類、レビュー・ノート、メールなどが含まれる。個々の業務の記録や監査調書は、組織体の所有物である。内部監査部門は、監査調書をコントロールし許可されたもののみが閲覧できるようにしなければならない。, 内部監査人は、外部関係者による個々の業務の記録の閲覧について、経営幹部及び取締役会に対し予め十分に説明しておくと良い。以下の点については、取締役会のレビューを受けておく必要がある。, 明確に保護されていない内部監査の記録は訴訟で閲覧される可能性がある。法的要件は司法管轄域ごとに異なるが、訴訟に関連して個々の業務の記録の具体的な請求がある場合、内部監査部門長は法律顧問と綿密な連携を行う必要がある。, これらの方針は、組織体の性質、業界の慣行及び法律で定められる閲覧の特権により異なる, 監査を実施する上で内部監査人が知り得た情報の中には、非常に重要であるが故に、最終の監査報告書での報告を待たずに内部監査部門長等の管理者に共有しておくべきものが存在する。, 伝達には、内部監査（アシュアランスおよびコンサルティング）の個々の業務の目標、範囲および結果を含めなければならない。, 中間報告は、文書または口頭で、公式又は非公式に伝えられることがある。中間報告は即座に認識することが必要な事柄を伝達する為、実施中の監査範囲の変更を伝達する為、または監査が長期にわたり延長されている場合に、監査の進捗を経営幹部に適宜伝える為に実施される。中間報告が作成されても、最終報告の必要性が低くなったり無くなったりすることはない。. 1. 賃金のその他労働関 … 身体障碍者であることを明示する書類...3年 4. 内部統制で文書の保存期間は7年でしょうか？当社には5年しか保存していないもの（得意先とのリベート率の覚書など）もありますが、5年保存と7年保存の区分があるのでしょうか？ 得意先絡みの書類は7年。社内文書は5年でいいです。（得 監査調書「実施基準」2330では、内部監査人が監査業務の基礎となる適切な情報を記録することを義務付けている。監査調書は、入手した情報や、実施した分析を記録し監査報告書及び改善提案を裏付けるものである。監査調書は、内部監査部門内のコミュニケー

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