電話業務は社員の効率を悪くしてしまう一因。しかしそんな電話は会社の顔にもなる大切な業務です。うまく効率化するにはどうしたらいいのかをまとめました。 内線間の通話料金は無料となるため、社内の連絡などを、支店間や出先の営業間で行う際の電話料金が大幅に安くなります。一般のビジネスフォンと異なり内線電話を社外に持ち出すことができるため、外出先から会社へ、会社から外出先へ、拠点間同士、海外から本社なども、内線間であれば、いくら話しても通話料はかからないのです。また、外線電話はどこにかけても3分8円～と格安な料金設定となっています。, ◎複数端末で一斉着信、複数の電話番号を一括運用することができる ステムになるのではないかと考え、このクラウド技術で「おもてなし電話」を開発するにいたりました。, 大企業・中小企業関係なく、世の中すべての企業に「おもてなし電話」のようなサービスが導入できればいいと思っています。 その実現に向けて、弊社がお役に立つことができれば幸いです。, フォームからのご相談はこちら.

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WordPress Luxeritas Theme is provided by "Thought is free". アナログ＝非効率. 社外でも会社の電話番号で発着信できる; 2.2. タイトルに対して逆らうようですが、電話取り次ぎの認識とは、業務の効率を下げる原因となるのが実状です。従業員を電話専門にしておくわけにもいかず、起業したばかりの少数精鋭の事業者にとっては、頭の痛い事案でもあるのです。いかにして効率よく仕事をこなすかが、起業したての小さい事業所に求められる事なのです。 大きな会社でも、実際に事業の効率を下げるものとして「電話取り次ぎ」を挙げているのです。オ … 電話で連絡する文化がなくなれば、もっとお互いの業務が効率化すると感じますね…！ 仕事上で電話をしてくる理由. このページはJavaScriptを使用しています。JavaScriptを有効にして、または対応ブラウザでご覧下さい。, 業務効率化を実現するオフィスの電話改革のポイントを紹介している本シリーズ。既存の固定電話の改革とスマートフォンの活用が、思った以上のコスト削減や業務の効率アップにつながることもあります。第三回では、意外に負荷の多い『電話の取り次ぎ』についての現状と、改善策の具体的事例をご紹介します。, 地味ながら内勤の社員に大きな負荷をかけているのが『電話の取り次ぎ』です。一例として、電話の取り次ぎにどのくらいの時間が割かれているのか見てみましょう。, オフィスにお客さまから電話がかかってきた場合、まずは取り次ぐ社員の所在を確認することになります。すぐに確認できれば、電話を転送するだけですが、姿が確認できない、外出しているといった場合には、お客さまにその旨をお伝えし、一旦電話を切ることになります。そこから、取次先の社員の携帯電話へ連絡することになります。これがスムーズに行えたとして、平均3分かかるとします。これを一日に10回繰り返せば、電話の取り次ぎだけで一日に30分の時間を割くことになります。また、所要時間だけではなく、電話を受けている社員はそのたびに作業を中断していることになり、非常に効率が悪いということになります。, これを解決するために役立つのが、FMCサービスの導入です。実際の事例を次のコーナーでご紹介します。, ■課題：営業担当者とお客さまをダイレクトにつなげたい中堅の医療機器商社であるR社。北関東を商圏として、250人の営業担当者が医療機関や福祉施設に営業を行っています。営業担当者にとって日中はお客さまの訪問が基本。しかし、お客さまからのお問い合わせ、消耗品の発注などは直接オフィスに電話がかかってきます。営業状況は営業担当者しかわからないため、連絡を取って折りかえし連絡する手間が非常に多くなっていました。内勤担当者から電話に出たくないと言う声さえ上がるように。, 営業担当者の机に、一人一台割り当てられていた固定電話を廃止。FMCサービスを導入して、担当者のスマートフォンを内線電話として使えるようにしました。お客さまからの電話は直接営業担当者につながり、欠品している消耗品をすぐに発注できるとお客さまからも喜びの声が上がりました。内勤の担当者も電話の取り次ぎ業務がなくなり、無駄な業務が減ったと好評です。さらには、外出中の営業担当者を呼び出していた通話料金も大きく削減。固定電話の台数が減ったこともあり、総合的にみるとコストダウンすることになりました。, オフィスの必需品である固定電話と、スマートフォン。これらをFMCサービスの導入により、連携させることで業務を大きく改善させることが可能です。ところが、二つの音声環境を管理するのに、実は大きな問題点があります。それは、それぞれを管理する部署や担当者が違うということです。固定電話を管理するのは総務担当、スマートフォンはパソコンなどと一緒に情報システム担当が管理しているという会社も多いことでしょう。それぞれ管理している担当者が異なるため、連携が取れずに音声環境の整備が遅れてしまうのです。, そこで、次回は、オフィスの電話環境を改善する際のハードルと対策について詳しく解説します。, コストや業務の効率化という観点から、理想的な通話環境を実現できるソリューションをご紹介します。. 業務効率化を実現するオフィスの電話改革のポイントを紹介している本シリーズ。既存の固定電話の改革とスマートフォンの活用が、思った以上のコスト削減や業務の効率アップにつながることもあります。 3.1. この図式は間違いないだろう。 ただし、だからこそ、電話が求められているということを改めて理解して頂きたい。 コミュニケーションが多様化しているからこそ 電話はなくならないのだ。 デジタル化、it化が進めば確実に効率的で スタッフ同士の取次ぎが効率化.

外出先、各拠点、海外からでも固定電話で発着信し内線取次ぎができます。まさに固定電話を持ち歩くことができるのと同じです。また、自宅にいながら会社の電話番号で発着信することができるため在宅勤務にも最適です。, ◎ナイセン間の通話料が無料で、外線通話はどこでも3分8円～と格安 <北関東に商圏を展開する医療機器商社の場合>, KDDI EMM powered by VMware Workspace ONE (TM), Apple Business Manager (Apple提供) 登録サービス by KDDI, KDDI 光ダイレクト over Wide Area Virtual Switch.

お客様や取引先から電話がかかってきたときに、担当者が不在の場合も同様です。電話を受けた人の時間と要件を聞く労力、お客様にも伝言を残す労力や担当者からの回答を待つという時間を使わせているのに加えて、電話が終了した後も, さらに厄介なのが、メモをしている最中に、別のお客様から電話がかかってきた場合です。電話を取る人員が十分確保できていれば問題ありませんが、少人数の企業の場合は同じスタッフが連続で電話対応に当たらなければなりません。メモを取り切れないうちに次の電話対応をしてしまうと、要件の詳細を忘れてしまい正確な伝言が残せず、, できます。また、拠点が離れていてもインターネットに接続できる環境であればサービスが利用できるのも大きなメリットです。回線の増減や設定はブラウザ上からできるので、業者を呼んでメンテナンスをする必要もありません。, 携帯番号で発信をした場合、相手に「知らない電話番号からの電話だ」と警戒心を持たれてしまう可能性があります。一方、外勤の際に携帯電話を使用して会社の電話番号で発信ができれば、, ようになりました。そうすることで、担当者とお客様の双方にかかる労力と時間の無駄をカットすることができました。, そこでクラウドPBXを導入し、社外から電話をするときでも、自分の会社の代表番号で発信することができるようになりました。, クラウドPBXはさまざまなサービスがありますが、今回ご紹介するのは弊社が提供する「, 」です。ナイセンクラウドには電話業務を効率化するさまざまな便利な機能があります。その機能を一部ご紹介いたします。, 外出先、各拠点、海外からでも固定電話で発着信し内線取次ぎができます。まさに固定電話を持ち歩くことができるのと同じです。また、自宅にいながら会社の電話番号で発着信することができるため在宅勤務にも最適です。, 内線間の通話料金は無料となるため、社内の連絡などを、支店間や出先の営業間で行う際の電話料金が大幅に安くなります。一般のビジネスフォンと異なり内線電話を社外に持ち出すことができるため、外出先から会社へ、会社から外出先へ、拠点間同士、海外から本社なども、内線間であれば、いくら話しても通話料はかからないのです。また、外線電話はどこにかけても3分8円～と格安な料金設定となっています。, 通常のビジネスフォンと同じく、着信があったときには設定した電話機・PC・スマートフォンを一斉に呼び出すことができます。また、特定の端末のみを呼び出すように設定を変えることも可能です。つまり、代表番号は電話機のみを着信して、顧客窓口番号は担当者の電話機のみを着信させるといったこともできます。また、複数の電話番号を1つの管理画面上で一括管理することも可能です。, インターネットの環境さえあれば、設置工事は不要です。お申込みから10日前後で開通します。設定の変更もWEB上ですぐに行うことができるので、明日から急遽電話を5台増やすなんてことも容易です。また、ナイセンクラウドはサービスの利用なので、PBXやビジネスフォンのリースの必要もなく、余計な費用がかかりません。さらに、始めたいときに始め、やめたいときにやめることができるのも大きなメリットです。, いつ、誰と誰が、どのくらい通話したかなどの通話履歴をWEB上で確認することができます。また、スマートフォン・タブレット・PCなど、どのデバイスでも確認することができ、「営業業務の見える化」に役立ちます。さらに、受け取ることができなかった電話もWEBでどこでもいつでも確認することができるので、電話を掛け直しやすくなります。, 会社の電話を受けるのは新人の重要な仕事と捉える企業は多いですよね。まだまだ業務に慣れない新入社員は、電話を取ることで顧客を把握し、先輩社員の業務を知っていくことができます。しかし重要顧客からの電話対応に新入社員が失敗してしまうケースも起こりえます。新入社員自身もプレッシャーを感じてしまうでしょう。しかしナイセンクラウドなら通話履歴が残り、音声を録音することができるので先輩社員がフォローもしやすく、安心して新入社員にも重要顧客の対応を任せることができます。, ナイセンクラウドに備わっている機能は、電話業務の効率化に非常に役立つものばかりです。また、ご紹介した以外にも、自動通話録音や音声ガイダンス機能、モニタリング機能など、便利な機能を備えています。, ナイセンクラウドの機能について紹介する動画を用意していますので、ぜひご覧ください。. ナイセンクラウドの機能について紹介する動画を用意していますので、ぜひご覧ください。, この記事では、いかに電話業務が現場の負担になるのか、またクラウドPBXを活用して電話業務を効率化できた事例などについてご紹介しました。, 電話業務は積み重なれば負担の大きな業務になります。特に、電話の取次ぎや不在者への伝言、不在にしていたときの電話に対する折り返しなどは負担が大きくなりやすいものです。, ぜひナイセンクラウドを利用して、負担になっている電話業務を効率化してみませんか。ナイセンクラウドの導入に不安を感じている方は、出張デモンストレーションも行っていますので、お気軽にご相談ください。. とはいえ、電話をしてくる側の心理も、全くわからないわけではないんですよ。 インターネットの環境さえあれば、設置工事は不要です。お申込みから10日前後で開通します。設定の変更もWEB上ですぐに行うことができるので、明日から急遽電話を5台増やすなんてことも容易です。また、ナイセンクラウドはサービスの利用なので、PBXやビジネスフォンのリースの必要もなく、余計な費用がかかりません。さらに、始めたいときに始め、やめたいときにやめることができるのも大きなメリットです。, ◎発着信履歴をWEB上で確認し、営業の見える化ができる 誰からの電話か一目で分かるから担当者が直接電話を取れる; 2.3. 通常のビジネスフォンと同じく、着信があったときには設定した電話機・PC・スマートフォンを一斉に呼び出すことができます。また、特定の端末のみを呼び出すように設定を変えることも可能です。つまり、代表番号は電話機のみを着信して、顧客窓口番号は担当者の電話機のみを着信させるといったこともできます。また、複数の電話番号を1つの管理画面上で一括管理することも可能です。, ◎設置や設定変更の際に工事が不要のため、リースもない

顧客管理や営業支援がカンタン, 「お久しぶりです」という一言が伝えられ, お客様を待たせることなく、スムーズに対応, 新規獲得率、リピート率、継続率が高まり, パソコン、タブレット、スマートフォン、携帯電話等、, パソコン、タブレット、スマートフォンなど. 着信履歴も残る; 3. 電話業務の効率化ならクラウドpbx. いつ、誰と誰が、どのくらい通話したかなどの通話履歴をWEB上で確認することができます。また、スマートフォン・タブレット・PCなど、どのデバイスでも確認することができ、「営業業務の見える化」に役立ちます。さらに、受け取ることができなかった電話もWEBでどこでもいつでも確認することができるので、電話を掛け直しやすくなります。, ◎過去の電話の用件を把握できるため、新人でも安心して重要顧客の対応ができる

電話環境の改善でお客さまの満足度も向上!

会社の電話を受けるのは新人の重要な仕事と捉える企業は多いですよね。まだまだ業務に慣れない新入社員は、電話を取ることで顧客を把握し、先輩社員の業務を知っていくことができます。しかし重要顧客からの電話対応に新入社員が失敗してしまうケースも起こりえます。新入社員自身もプレッシャーを感じてしまうでしょう。しかしナイセンクラウドなら通話履歴が残り、音声を録音することができるので先輩社員がフォローもしやすく、安心して新入社員にも重要顧客の対応を任せることができます。, ナイセンクラウドに備わっている機能は、電話業務の効率化に非常に役立つものばかりです。また、ご紹介した以外にも、自動通話録音や音声ガイダンス機能、モニタリング機能など、便利な機能を備えています。

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